秘書

秘書の仕事

秘書という仕事は比較的特殊な類型にある仕事だといえるでしょう。
多くの人に存在が知られているものの実際にどのようなことを仕事にしているのか、というのは外側には見えてこない仕事であると言えます。
では、秘書というのは実際にはどのような仕事をしているのでしょうか？

秘書の仕事は簡単に言うと、特定の上司のサポート役、ということになります。
秘書を必要としている仕事は少なくなく、社長秘書や役員秘書、医療秘書、政治秘書、弁護士秘書など様々です。
幅ひろい現場で求められるのがこの秘書という仕事の特殊なポイントだといえるでしょう。
当然現場によって求められる仕事の内容には変化があります。

主に行うことになる仕事について見て行きましょう。
まず最初に、電話の応対や訪問者の取次などを行うことになります。
対象となる上司に対しての電話や訪問者に対して一時的に対応を行い、必要だと判断される場合に取り次ぐという仕事を行うことになります。
必要ないような連絡が多くある場合もあり、そのような場合には断るということも行わなければなりません。

同じく、メールや手紙のチェックというものも必要となります。
特に多くのメールや手紙がくる立場の場合には、その中で特に報告の必要があるものを選定して連絡をすることになります。
連絡が漏れると大きな問題となってしまうこともあり、責任を持ってやるべき仕事の一つとなります。

さらに、上司のスケジュール管理というのも仕事の一つです。
会議の日程や会合の日程などを確認して、その日行うべきことを上司に連絡することになります。
この際には担当者と連絡を取って調節する必要があり、適切な連絡系統が作られている必要があります。

加えて、会議や会合などで必要となる書類を作成して準備する仕事や、お中元やお歳暮を手配する仕事など、様々なことのサポートを行うことになります。
上司のオフィスを使いやすい状態に保つのも仕事の一つとなるため、多岐に対して気が回る人物でなければ続けていくのは難しいでしょう。

求められるスキル

では、秘書として仕事をするためにはどのような能力が必要となるのでしょうか？
上記の仕事内容から分かるように、まず事務能力というものが必要となります。
文書の作成やメールの確認などを行う事が多いため、パソコンを扱える能力がなければ難しいと言えるでしょう。
同時にビジネスマナーを理解していることも重要になります。

行動の範囲が広いために、多くの相手に対して失礼がないようにコミュニケーションを取ることが出来る能力が求められることになります。
こういった能力があるかどうかを判断するための検定として秘書検定があり、これを取得していると就職に有利になるでしょう。